تشکیل پرونده بیمه

الف) اشخاص حقوقی اشخاص حقوقی بعد از تشکیل پرونده، نیاز به مدارکی دارند که به تامین اجتماعی تحویل داده و کارگاه را افتتاح کنند. این مدارک عبارتند از: نامه اعلام تاسیس شرکت اساسنامه شرکت سند مالکیت ملک محل فعالیت و یا اجاره نامه پروانه تاسیس اظهارنامه ثبت و موافقنامه اصولی کارگاه تازه تاسیس بعد از طی این مراحل، یک نماینده به شعبه مورد نظر تامین اجتماعی می‌فرستد تا برای تشکیل پرونده و دریافت کدکارگاهی مدارک را تحویل دهد. شعبه پس از تحویل گرفتن مدارک، کدکارگاهی را تخصیص داده و شرکت مکلف است هر ماه لیست بیمه را ارسال کند. کارفرما وقتی اولین لیست را ارسال می‌کند، باید اصل و تصویر شناسنامه کلیه‌ی کارگران را ارائه نموده و اگر کارگر اولین بار است که می خواهد این کد را دریافت کند، باید مراجعه حضوری داشته باشد. ب) اشخاص حقیقی کارفرمایانی که شخص حقیقی هستند، مدارک زير را لازم دارند: سند اجاره رسمی سند مالکیت/ صلح حقوقی یا دعاوی آرای مراجع قضایی مبنی بر مالکیت یا اجاره کارگاه اجاره نامه عادی شرکت نامه عادی یا محضری وکالت نامه بلا عزل گزارش بازرسی اتحادیه صنفی کارفرما پس از ارائه مدارک به شعبه، باید فیش های آب و برق و .. را به شعبه ارائه دهند و پس از انجام کارهای اداری و مشخص شدن تعداد کارگران و نوع فعالیت، شرکت طبق ماده 39 تامین اجتماعی اجازه پیدا می‌کند تا مزد و حقوق و حق بیمه کارگران را پرداخت نماید. اگر پس از تشکیل پرونده، کارفرما بخواهد آدرس را تغییر دهد، طبق ماده 37 تامین اجتماعی باید مفاصاحساب بیمه را از تامین اجتماعی گرفته و در آن محل بدهی نداشته باشد. در ماده 38 بحث قراردادها مطرح می‌شود و در ماده 37 بحث محل فعالیت است. توضیح : کسی که محل فعالیت قبلی يك كسب و كار را اجاره کرده، از بدهی بیمه مطلع نباشد و به شما نيز دسترسی نداشته باشد، این مبلغ از فرد جدید دریافت می‌شود و قابل بخشش نیست. توضیح بیشتر مفاهیم:  گزارش بازرسی: تامین اجتماعی فردي را به محل اشخاص حقيقي يا حقوقي اعزاك مي‌كند تا کد كارگاهي، وجود کسب و کار است و پرسنلی تاييد شوند. گزارش بازرسی بخصوص براي اشخاص حقيقي از اهمیت زيادي برخوردار است. شخص حقیقی:  ممکن است چندین شریک داشته باشد كه شراکت‌نامه‌ها از آن‌ها درخواست می‌شود. چون در شرکت‌های حقوقی، مدیر عامل و سایر سمت ها مشخص است اما در اشخاص حقیقی این موضوع باید اعلام شود. تامین اجتماعی طبق ماده 50 نیازمند است که بداند در مواقع حساس باید به سراغ چه کسی برود. اجاره رسمی: بین اشخاص حقیقی و حقوقی یکسان است. وکالت نامه بلا عزل: کسی که در محل مورد نظر فعالیت می کند و ممکن است به هر دلیلی به شخص دیگری وکالت بدهد در واقع شخص مورد نظر را صاحب آن کسب و کار اعلام می‌کند و تامین اجتماعی در مواقعی که زیانی را متحمل شود، به سراغ فرد مذکور می‌آید.